Пользователь может редактировать базу слов, добавляя или удаляя слова, а также изменяя их описания. Кроме того, существует возможность вставить в базу слова из базы данных программы Cross+A предыдущей версии или из текстового файла пользователя (поддерживаются форматы TXT, DOC, DOCX, ODT и RTF); для этого необходимо выбрать пункт главного меню программы "Файл|Вставить слова из файла". Cross+A также позволяет вставлять слова из баз данных программ Paseek и "Помощник кроссвордиста" (файлы с расширениями *.DON и *.KRW).
Каждая строка текстового файла должна содержать только одно слово (или слово, а через пробел или тире - его описание). Текстовый файл должен иметь кодировку "ANSI" (программа не работает с кодировками "Unicode" или "UTF-8"). Пользователь указывает, заменять ли имеющиеся описания слов в базе программы на те, что содержатся во вставляемом текстовом файле, или добавлять ли новые описания к старым. Можно также задать, следует ли вставлять в базу все слова из файла или только те, у которых есть описания (пункт "Использовать только те слова, у которых есть описания").
Внимание! Текстовый файл не должен содержать никакой дополнительной информации, иначе она также будет вставлена в базу слов программы Cross+A. Необходимо также быть крайне осторожным с добавлением новых описаний слов к старым, так как в результате такой операции база слов может содержать повторяющиеся описания.
Иногда бывает необходимо вывести на экран описания целого списка слов. Для этого пользователь может воспользоваться пунктом главного меню "Файл|Текстовый файл|Слова, присутствующие в базе", указав имя текстового файла, содержащего список слов. Также, существуют ситуации, когда необходимо сравнить список слов в базе программы со списком слов, содержащихся в текстовом файле пользователя, и выявить отличия; в этом случае можно воспользоваться пунктом главного меню "Файл|Текстовый файл|Слова, отсутствующие в базе". Для поиска ошибок и опечаток можно воспользоваться пунктом главного меню "Файл|Текстовый файл|Похожие слова": в базе данных программы будут найдены слова, отличающиеся от слов в текстовом файле одной буквой или порядком букв.